Contour Global recrute 01 Assistant administratif
Responsabilités
L’objectif de votre rôle est d’améliorer l’efficacité de la gestion et de l’administration en apportant un soutien à la direction. Vous serez responsable d’apporter un soutien administratif et de secrétariat aux équipes de l’entreprise, y compris tous les départements. De plus, vous serez responsable de l’organisation et de la coordination des opérations et des procédures du bureau afin d’assurer l’efficacité et l’efficience de l’organisation.
Activités :
- Assurer le soutien administratif et de secrétariat du directeur général et des équipes.
- Produire de l’information en transcrivant, en formatant, en dactylographiant, en éditant, en récupérant, en copiant et en transmettant du texte, des données et des graphiques ; Relecture et révision des lettres et de tous les rapports.
- Aider la Direction à faire des présentations PowerPoint et Excel ou des documents Word (c.-à-d. à taper, à mettre en forme, à réviser, à imprimer et à relier)
- Aider l’exécutif en acheminant la correspondance, en rédigeant des lettres et des documents ; recueillir et analyser des informations ; Lancer les télécommunications.
- S’assurer que le courrier entrant et sortant est traité conformément aux politiques en vigueur et qu’il est livré quotidiennement (p. ex., lettres, courriels et colis).
- Mettre en place un système de gestion documentaire pour les documents administratifs.
- Gérez le calendrier des rendez-vous du cadre en programmant des réunions, des conférences ou des téléconférences.
- Préparer des rapports mensuels de revue d’activité en recueillant et en analysant les informations envoyées par les gestionnaires.
- Organiser les voyages internationaux : réservation des vols, des hôtels, gestion des visas internationaux et des transports.
- Saisissez les dépenses à l’aide du système approprié.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions, publier des rapports et assurer le suivi des tâches convenues.
- S’assurer que les biens et les installations du ou des bureaux administratifs sont en bon état.
- Gérez l’entreposage des fournitures de bureau et passez des commandes.
- Préparer des rapports réguliers sur les dépenses et le budget du bureau.
- Maintenir et mettre à jour la base de données de l’entreprise.
- Organisez un système de classement pour les documents corporatifs importants et confidentiels.
- Répondre aux questions des employés et des clients.
- Mettre à jour les politiques du bureau au besoin
- Tenez à jour le calendrier de l’entreprise et planifiez les rendez-vous.
- Réservez et préparez des salles de réunion si nécessaire.
- Préparer des rapports et des présentations avec des données statistiques, selon les besoins.
- Planifier des événements internes et externes
- Gérer les voitures de société, y compris les cartes de carburant, les cartes de péage, les assurances, la gestion des accidents.
- Être l’interface avec les fournisseurs de fournitures de bureau.
- S’occuper des factures liées aux fournitures de bureau.
- Effectuer toutes autres activités exigées par la Direction.
- Lancer des consultations avec les fournisseurs ainsi que des demandes d’achat à la demande des responsables du budget.
- Suivre la création des bons de commande et assister les responsables du budget dans la transmission des bons de commande aux fournisseurs.
- Avoir un contrôle régulier avec les propriétaires du budget sur les bons de commande et s’assurer de la réception du travail et du paiement.
- Gestion des produits ménagers et alimentaires (eau, sucre, café, thé, boissons, fruits)
- S’impliquer activement dans la politique RSE de l’entreprise.
- Toute autre tâche exigée par la direction.
