Office Manager H/F
Contexte
La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH met en œuvre le projet « Appui à l’amélioration de la gestion du foncier » au Sénégal, financé par le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ). Le projet s’inscrit dans le cadre du partenariat sénégalo-allemand pour encourager les réformes avec le Sénégal mis en place dans le cadre du Compact with Africa, qui soutient une croissance durable de l’économie et de l’emploi au Sénégal. Le projet vise à permettre aux autorités nationales et déconcentrées, aux autorités locales et aux acteurs locaux d’améliorer la sécurité des droits fonciers de la population locale et du secteur privé dans certaines régions du Sénégal. Pour atteindre cet objectif, le projet intervient sur trois axes : 1) améliorer la gouvernance dans le domaine du droit foncier et de la gestion foncière dans les communes pilotes ; 2) construire des compétences dans les services déconcentrés, dans le secteur privé et dans le secteur éducatif ; 3) améliorer le cadre juridique et réglementaire. La sphère d’intervention s’étend au niveau national, régional et local. Sur le plan régional et local il va intervenir dans 17 communes dans les régions de Kaffrine et Kaolack. L’exécution se fonde notamment sur la délimitation participative des communes, l’élaboration participative des Plans d’Occupation des Sols (POAS), l’inventaire communal basé sur une enquête d’inventaire des droits dans le domaine national et la mise en place de nouveaux mécanismes ou amélioration des mécanismes existants, permettant de régler les litiges fonciers dans les communes cibles.
Ledit projet est entrain de consolider ses équipes techniques et administratives. Dans ce contexte, la GIZ recherche un∙e Office manager (Bande de rémunération GIZ 3) pour renforcer l’équipe à Kaolack selon les descriptions de poste ci-dessous.
Basé(e) à : Kaolack
Type de contrat : Contrat à durée déterminée
Domaine de responsabilité et attributions
Domaine de responsabilité
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du projet
- Fourniture et coordination de prestations administratives pour le projet et liaison avec les services administratifs et financiers
- Coordination avec l’experte junior de l’organisation des évènements et des missions/voyages
- Exécution autonome des tâches appui administratif du projet moyennant un minimum de consignes et d’instructions
- Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein de l’antenne, avec le bureau de Dakar, autres projets et le Bureau Régional de la GIZ
- Selon vos capacités et expériences appuyer des processus stratégiques et techniques du projet
Attributions
- Appui administratif et financier
- Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de l’antenne :
- Être le point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, y compris pour le suivi de dossiers ;
- Accueil téléphonique et de réception de visiteurs ;
- Organiser et coordonner les rendez-vous et appuyer la gestion du calendrier du Coordonnateur régional ;
- Organiser la liste des contacts externes (répertoire des partenaires) ;
- Appuyer la rédaction de la correspondance, des rapports, etc. ;
- Contribuer à l’organisation et documentation des réunions d’équipe et d’autres réunion selon les besoins et assurer le suivi des points d’action ;
- Gérer le courrier ;
- Mettre l’archive toujours à jour et veiller au bon étiquetage des classeurs dans l’archive ;
- S’assurer que l’entretien des équipements électroniques de bureau (imprimantes, photocopieuses, téléphones, etc.) est effectué régulièrement ;
- Préparer des photocopies et numériser des documents selon les besoins ;
- Coordonner les stocks des consommables de bureau et appuyer l’achat de consommables et autre matériel ;
- Classer et archiver de façon accessible et selon les règles toute la documentation relative au charroi, stock et inventaire et veiller à la mise à jour régulière de cette documentation ;
- À l’aide du logiciel « ONSITE » appuyer le chargé logistique dans la gestion de l’inventaire du projet dans les règles de la GIZ ;
- Appuyer le service financer dans le traitement de factures selon les règles de signature et conformément aux procédures approuvées.
- Appui à la supervision de la logistique, du matériel, des équipements et des fournitures
Service événementiel
- Contribuer à la préparation des budgets des ateliers, réunions et conférences
- Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des participants etc.
- S’assurer de la réservation des salles, hôtels etc. auprès des chargés des contrats Communiquer avec et coordonner les prestataires impliqués dans des événements (hôtels, traiteurs, modérateurs, imprimeries etc.)
Planification et suivi de voyages
- Appuyer le planning de mission domestiques et internationales
- Coordonner les voyages du personnel, visiteurs et partenaires du projet, y compris l’hébergement, le transport (ensemble avec le chargé logistique), des billets/autorisations/visa etc.
- Appuyer la gestion des frais de voyages pour les voyageurs (collaborateurs-ices et partenaires)
- Appuyer les visiteurs internationaux (y compris consultant-e-s et collaborateurs-ices, bailleurs, journalistes etc.)
Autres attributions
- Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
Qualifications, compétences et expérience requises
Qualifications
- Diplôme universitaire dans un domaine lié aux attributions (communication, organisation administration de bureau, gestion d’entreprise ou de projet, ou similaire)
- Expériences professionnelles
- Au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
- Avoir une large expérience en gestion, administration, secrétariat et assistanat de direction
- Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’événements
Autres connaissances
- Bonnes capacités en communication
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Maitrise des outils informatiques, notamment MS Office
- Maîtrise du français et du wolof essentiel, maîtrise d’anglais et de l’allemand un atout
Dossier de candidature :
- Une lettre de motivation
- Un curriculum détaillé format européen
- Trois références professionnelles
D. Date limite des dépôts de candidature :
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le Vendredi 03.02.2023 à 16h à l’adresse suivante : recrutement-sn@giz.de avec pour objet « NOM – PRENOM Recrutement Office Manager H/F Seen Suuf Kaolack »
NB : Seul∙e∙s les candidat∙e∙s présélectionné∙e∙s seront contacté∙e∙s pour la suite de la procédure
