ICAO recrute 01 Senior Associate
Org. Réglage et rapport
Le Bureau régional sert les États contractants de l’OACI en les aidant à élaborer des plans régionaux complets du système de navigation aérienne et à mettre en œuvre ces plans ainsi que les dispositions et procédures mondiales de l’OACI. Il soutient de nombreuses activités de réunion, la diffusion d’informations et encourage la participation aux activités de transport aérien de l’OACI. Il favorise l’identification et la mise en œuvre d’actions adéquates pour l’amélioration de la sécurité et de l’efficacité des opérations de l’aviation civile.
Le titulaire, qui s’occupe de toutes les questions techniques et de gestion pour le bureau WACAF, travaille sous la supervision du directeur régional (RD) et du directeur régional adjoint (DRD).
Responsabilités
Fonction 1 (y compris les résultats attendus)
Assure une gestion harmonieuse du travail quotidien de l’équipe ainsi que des actions de suivi, en obtenant des résultats tels que :
- Télécharger quotidiennement la correspondance du siège, des autres bureaux régionaux de l’OACI, des États, etc. et la distribuer au personnel concerné, après instructions reçues du RD ou du DRD.
- Fournir un soutien de secrétariat au RD et / ou au DRD dans la préparation de la correspondance de routine et quotidienne, des documents, etc., en assurant une expédition et un classement en temps opportun. Organiser et coordonner des rendez-vous, des réunions avec des visiteurs de haut rang, des représentants des Nations Unies, des agents du gouvernement, Intl. Organisations, Ambassades, etc. et répondre aux questions avec discrétion.
- Préparer les dossiers pour les documents d’information pour le superviseur pour les missions ou réunions officielles.
- Tenir à jour un registre des coordonnées des États accrédités auprès du Bureau.
- Filtrer les appels téléphoniques et rediriger les appelants vers l’agent approprié, si nécessaire.
Fonction 2 (y compris les résultats attendus)
Surveille la distribution de toutes les correspondances entrantes et sortantes de WACAF, obtenant des résultats tels que :
- Sous les instructions et la supervision du RD, préparer et distribuer la documentation confidentielle au siège ou à tout autre État.
- Traiter les sachets hebdomadaires entrants/sortants. Examiner et distribuer la correspondance en temps opportun pour une meilleure exécution du travail.
- Sous la supervision de RD, préparer, distribuer, diffuser et télécharger sur le site Web du bureau WACAF la correspondance, les documents de travail et d’information, les programmes de réunion, ainsi que la version préliminaire et finale des rapports de réunion et/ou de tout autre événement, selon les besoins.
- Distribuer la correspondance officielle pour approbation et signature par le RD et le DRD.
Fonction 3 (y compris les résultats attendus)
S’assure que le travail assigné est livré à temps, obtenant des résultats tels que :
- Assurez-vous que toutes les dates d’échéance sont respectées en temps opportun.
- Envoyez des rappels à RD ou DRD sur leurs réunions et rendez-vous programmés.
- Compiler, éditer et finaliser les rapports à soumettre en temps opportun.
Fonction 4 (y compris les résultats attendus)
Fournit un soutien technique général à RD et DRD, obtenant des résultats tels que :
- Coordonner la participation de RD aux conférences et / ou réunions dans la région WACAF, dans tout autre État en dehors de la région ou au siège ; y compris la préparation de la documentation.
- Préparer des résumés/procès-verbaux des réunions, au besoin.
- Rechercher, rassembler et préparer des documents d’information pour les superviseurs, au besoin.
- Soutenir les agents techniques en l’absence de leurs assistants techniques d’équipe assignés.
- Initier des procédures de travail pour améliorer les services de soutien, tenir les assistants techniques de l’équipe informés des pratiques et procédures à jour de l’OACI.
- Informer et former le nouvel assistant technique de l’équipe.
Fonction 5 (y compris les résultats attendus)
Fournit un soutien administratif spécifique à ADM/O, obtenant des résultats tels que :
- Coordonner avec les unités concernées, les États/administrations, les agences sur le programme de visite, développer et finaliser le programme de visite en consultation avec RD et DRD
- Coordonner avec la section Administration pour la préparation de l’autorisation de voyage, la demande de remboursement des frais de voyage et les documents de voyage nécessaires.
- Faire une réservation d’hôtel à la demande de RD et DRD,
- Assister l’agent administratif sur les activités à effectuer par le chauffeur, conformément aux exigences du RD et du DRD,
- Attribuer des priorités de travail de secrétariat au sein du Bureau Régional,
- Tenir à jour les dossiers du personnel professionnel (confidentiel).
Fonction 6 (y compris les résultats attendus)
Effectue d’autres tâches connexes, selon les attributions.
Compétences
- Professionnalisme : Solides compétences en informatique. Bonne connaissance des applications MS Office couramment utilisées, y compris, mais sans s’y limiter : les présentations Word, Excel et Power Point. Initiative, rigueur, discrétion et capacité à entretenir une relation de travail harmonieuse et à travailler facilement avec le public et le personnel d’autres compétences et nationalités. Bonne connaissance de la gestion de bureau, des tâches de communication et de coordination, de la tenue des dossiers et des dossiers, de la bureautique moderne. Capacité d’organiser et de conduire des réunions. Capacité à traiter des questions sensibles et confidentielles de manière rapide et discrète. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes.
- Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
- Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
- Veille technologique : se tient au courant des technologies disponibles ; comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montre la volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
- Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
- Travail d’équipe : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
Essentiel:
Diplôme d’une école de secrétariat, suivi d’études en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
L’expérience professionnelle
Essentiel:
- Un minimum de six (6) ans d’expérience dans des postes de secrétariat est requis.
- Une expérience de travail dans un environnement multinational et multiculturel est requise.
Langues
Essentiel:
Excellentes capacités de lecture, d’écriture et d’expression orale en anglais et en français.
Souhaitable:
Une connaissance pratique d’une deuxième langue de l’Organisation (arabe, chinois, russe ou espagnol).
Avis spécial
Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste recruté localement et réservé aux citoyens sénégalais et aux résidents permanents du Sénégal.
A noter que ce poste est à pourvoir en CDD pour une durée initiale de trois ans (la première année est probatoire pour un candidat externe).
Les membres du personnel de l’OACI sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Secrétaire général et peuvent être affectés à toutes activités ou bureaux de l’Organisation dans le lieu d’affectation.
Les membres du personnel de l’OACI sont censés se conduire d’une manière conforme à leur statut de fonctionnaires internationaux. Les normes de conduite de la fonction publique internationale adoptées par l’OACI, qui s’appliquent à tous les membres du personnel, sont définies dans le Code du service de l’OACI (Règlement du personnel).
L’OACI offre un ensemble d’avantages attrayants à ses employés conformément aux politiques de la Commission de la fonction publique internationale (ICSC).
L’âge légal de départ à la retraite pour le personnel entrant ou réintégrant le service après le 1er janvier 2014 est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer un mandat seront normalement pris en considération.
Rémunération:
Niveau G-6
Salaire de base net par an Francs CFA 12 434 000 $
