L’UNICEF embauche un assistant aux achats.

L’UNICEF embauche un assistant aux achats.

Sous la direction et la supervision du responsable des achats, fournit des fonctions d’appui aux approvisionnements et aux achats, notamment la préparation de toutes sortes de documents de sollicitation pour l’acquisition de services, de fournitures et de matériel, en utilisant la méthode d’achat appropriée pour obtenir des devis / offres / propositions de fournisseurs et institutions potentiels .

Fonctions clés, responsabilités et tâches / tâches connexes  (veuillez décrire les principales responsabilités pour ce poste et sous chaque responsabilité, les tâches qui décrivent la façon dont elles sont exécutées. Veuillez limiter à quatre à sept responsabilités)

Résumé des principales fonctions / responsabilités:

• Reçoit et examine les projets de demande pour plus de clarté, la pertinence des spécifications et l’exhaustivité, confirme la disponibilité des fonds et obtient les informations supplémentaires jugées nécessaires. Interagit avec la section Programme lors de la préparation des documents appropriés: PGM, réquisitions, LTA, sollicitations et bons de commande, etc. .; conformément aux spécifications d’achat et aux procédures d’approvisionnement.
• Compiler et évaluer les demandes d’approvisionnement et assurer la pertinence des termes de référence / portée des services programmatiques
• Compile des listes de sources d’approvisionnement locales / internationales, contacte les fournisseurs ou vendeurs potentiels locaux / internationaux pour des devis, prépare un résumé des offres, y compris des informations sur les prix et les conditions de l’offre. Pour les achats plus coûteux requis en vertu des procédures de passation de marchés, rédigez les documents de sollicitation et la correspondance connexe. Partage et gère les appels d’offres internationaux avec des fournisseurs potentiels
• Une fois la décision sur le fournisseur prise, rédige l’obligation, l’obligation (contrat, bons de commande et LTA) et compile les documents d’obligation pour signature par le superviseur; assure la distribution des documents d’obligation signés à toutes les parties.
• Au besoin, maintient le contact avec le transitaire, les agents des douanes et de l’immigration, assure le suivi des documents préliminaires de dédouanement pour faciliter le dédouanement en temps opportun des fournitures et de l’équipement, conformément au protocole établi.
• Tenir à jour des fichiers et des registres d’approvisionnement manuels et automatisés; fournit des informations d’achat au personnel de réception et d’inventaire; tient à jour la base de données de référence sur l’approvisionnement et les fournisseurs. Tient à jour le fichier principal de tous les contrats institutionnels et bons de commande.
• Fournit l’interprétation des règles, règlements et procédures administratifs.
• Effectuer d’autres tâches, au besoin

Recruitment Qualifications

• Formation: achèvement de l’enseignement secondaire complété par des cours sur les méthodes d’achat, la logistique ou une formation technique équivalente.
• Expérience: au moins cinq ans de travail administratif à responsabilité progressive, avec une expérience spécialisée dans l’achat de divers matériaux et services. Expérience avec une base de données informatique, SAP pour la tenue de registres d’approvisionnement. Expérience de travail en gestion d’approvisionnement / logistique .
• Exigences linguistiques: maîtrise du français et bonne connaissance pratique de l’anglais requis. La connaissance de la langue locale est un atout.

Date limite:  02 février 2021 heure normale de Greenwich