L’UNICEF recrute un assistant de programme.
Objectif du poste :
Sous la supervision étroite et les conseils du superviseur, le chef de la section Éducation, l’assistant de programme soutient la ou les sections respectives en effectuant une série de tâches procédurales, administratives et opérationnelles, pour aider à développer, mettre en œuvre et suivre leur programme de pays, en veillant à ce que et une prestation efficace conforme aux règles et règlements de l’UNICEF.
Résumé des principales fonctions/responsabilités :
- Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires externes qui soutiennent le bureau dans l’exécution du programme. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement de Tors dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires. Tient à jour les listes de fournisseurs, les partenaires et les listes de consultants.
- Collecte des factures et classement des documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION et Mycase.
- Préparer et tenir à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour la
- suivi de la mise en œuvre du projet/programme et des dépenses financières.
- Appui à la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau.
- Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser des réunions. Rédiger les procès-verbaux des réunions et garder la correspondance de l’équipe bien organisée.
- Fournir une assistance de voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
- Maintenir et mettre à jour un système qui surveille l’absence du personnel.
- Préparer et tenir à jour les dossiers relatifs à la planification et au développement du programme pour sa section respective.
- Effectuer des transactions dans VISION en veillant à ce que les résultats, les activités et le codage du programme soient conformes aux plans de travail annuels (AWP) et apporter des modifications et des modifications conformément aux révisions de section si nécessaire.
- Soutenir les activités de renforcement des capacités, les réunions et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec des animateurs, des traiteurs et des hôtes ; organiser les horaires en assurant la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité ; assurer la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins ; et la préparation de documents d’information pour les participants.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant que vous aurez…
- Formation : Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le travail de l’organisation, vous démontrez…
- Expérience : Un minimum de cinq ans d’expérience de travail administratif ou de bureau à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés est requis.
- Exigences linguistiques : La maîtrise du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU ( anglais , arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.
Date limite de candidature : 23 août 2022
