ONU Femmes recrute une assistante financière.

ONU Femmes recrute une assistante financière.

Arrière plan

ONU Femmes, fondée sur la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

Dans le cadre de la mise en œuvre du plan de travail biennal de la région, nous recherchons à recruter un(e) Assistant(e) Finance au grade SB3 à compter du 1er août 2022 pour une durée d’un an.

Sous la supervision générale du directeur des opérations du bureau régional (WCARO) et la coordination quotidienne de la représentante d’ONU Femmes pour l’Afrique centrale, l’associé(e) aux finances est responsable de l’exécution d’un large éventail de services financiers et de processus administratifs dans le bureau de pays d’ONU Femmes pour l’Afrique centrale, en veillant à l’utilisation rapide, efficace et transparente des ressources financières et à la prestation de services conformément aux règles, règlements, politiques et procédures financières de l’organisation et aux allocations approuvées. L’associé(e) aux finances promeut une approche axée sur le client conformément aux règles et règlements, aux pratiques standard et aux directives d’ONU Femmes.

L’associée aux finances travaille en étroite collaboration avec le bureau régional d’ONU Femmes et l’équipe des opérations du siège pour résoudre des problèmes financiers et de rapport complexes.

Devoirs et responsabilités

Mettre en œuvre des stratégies financières et adapter les processus et le système d’enregistrement des dépenses, y compris les rapports financiers, en pleine conformité avec les règles et règlements financiers, les politiques et les procédures opérationnelles standard d’ONU Femmes

  • Exécuter ses tâches en pleine conformité avec les règles et règlements financiers, les politiques et les procédures opérationnelles standard d’ONU Femmes, y compris les contrôles internes ;
  • Se tenir au courant des changements apportés aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et assurer leur pleine conformité ;
  • Examiner et vérifier les transactions financières, les activités et les dossiers ; prendre des mesures correctives si nécessaire et signaler toute activité inhabituelle ;
  • Surveiller les rapports d’exception financière pour les activités ou transactions inhabituelles, enquêter sur les anomalies et signaler les conclusions et/ou les recommandations d’action/décisions au superviseur ;
  • Recueillir, vérifier et présenter les informations et les données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail et des budgets du programme du Bureau régional (RO), des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d’exécution ;
  • Fournir une assistance pour la saisie du plan de travail annuel dans le système de gestion des résultats (RMS), le cas échéant ;
  • Fournir des conseils et recommander des solutions sur un large éventail de problèmes financiers;
  • Surveiller le bon fonctionnement du système de gestion des ressources financières pour les budgets et les ressources des bureaux et des programmes ;
  • Mettre en œuvre et surveiller les stratégies d’économie et de réduction des coûts ;
  • Examiner avec les chargés de budget et les chargés de projet, conformément à la check-list de clôture mensuelle, les rapports d’avancement des projets et enquêter sur tout dépassement ;
  • Répondre aux instructions du directeur adjoint de la gestion financière ou de la section financière concernant les transactions financières. Entreprendre des actions correctives en temps opportun à la demande de la Section des finances pour résoudre les problèmes de données financières ou fournir des informations ;
  • Participer, en tant que membre de l’équipe du bureau régional, aux audits internes et externes du bureau régional ou des bureaux de pays de la région.
  • Assurer le suivi des recommandations d’audit pour surveiller la mise en œuvre des actions correctives ;
  • Promouvoir activement un service financier axé sur le client auprès du bureau régional et des bureaux de pays.

Préparer et administrer les budgets de bureau en pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et systèmes d’enregistrement et de rapport d’ONU Femmes

  • Formuler le budget, contrôler les allocations, suivre les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins du Bureau ;
  • Surveiller l’utilisation appropriée et opportune des ressources financières ;
  • Préparer des documents de recouvrement des coûts ou des factures pour les services fournis par ONU Femmes à d’autres programmes ou organisations ;
  • Créer des projets dans Atlas, préparer les révisions budgétaires, examiner les allocations et le statut des projets et identifier les fonds inutilisés ;
  • Assurer le maintien du mécanisme de contrôle des projets de développement en surveillant la préparation et la modification des budgets et l’état des budgets ;
  • Maintenir le système de contrôle interne des dépenses ;
  • Entreprendre des actions correctives sur les bons non comptabilisés, y compris les bons avec des erreurs de contrôle budgétaire, les exceptions de correspondance et les bons non approuvés. Examiner et enquêter fréquemment sur les bons de paiement erronés ; et répondre aux demandes du RO pour résoudre les problèmes de données financières ;
  • Préparer les remboursements de TVA avec les pièces justificatives appropriées, le cas échéant ;
  • Saisissez les données dans Atlas et surveillez son état. Tenir les intervenants et les clients informés afin qu’ils puissent agir et/ou prendre des décisions en temps opportun ;
  • Gérer la petite caisse;
  • Assister les chefs de projet dans la reformulation du budget, si nécessaire.
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Fournir un soutien financier aux équipes de programme et d’exploitation

  • Examiner les comptes débiteurs pour les projets d’ONU Femmes et assurer le suivi avec les chefs de projet et la section des finances du bureau régional et/ou du siège concernant les contributions, la création de dépôts dans Atlas ;
  • Préparer les bons PO et non PO pour les projets de développement ;
  • Préparer les écritures de journal du grand livre (GLJE) à partir des pièces justificatives appropriées et autorisées par les gestionnaires de budget et de projet ;
  • Examiner les transactions dans Atlas, en veillant à ce que les salaires, les demandes de remboursement de frais de déplacement et autres droits soient traités ;
  • Surveiller la configuration des budgets dans ATLAS pour s’assurer qu’ils sont conformes aux budgets convenus avec les donateurs et qu’ils sont saisis dans ATLAS au niveau de l’identifiant d’activité détaillé ;
  • Surveiller les dépassements budgétaires mensuels et faire le suivi avec le responsable du budget ;
  • Surveiller régulièrement les transactions affectées aux projets, en s’assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées dans la bonne catégorie budgétaire et la bonne activité, et prendre des mesures correctives si nécessaire ;
  • Assurer un suivi adéquat des avances aux partenaires de mise en œuvre, examiner leurs rapports financiers avec les chefs de projet ;
  • Surveiller la situation financière et, sous la direction du spécialiste financier du bureau régional, mettre en œuvre des mécanismes de contrôle des projets de gestion/développement ;
  • Surveiller et suivre correctement tous les éléments financiers dans l’état des instructions de clôture de fin de mois et de fin d’année et, sous la direction du directeur des opérations, prendre les mesures correctives nécessaires ;
  • Tenir les parties prenantes et les clients informés des actions/décisions en temps opportun et examiner les rapports d’état pour le contrôle de la qualité ;
  • Fournir des informations pour les rapports financiers au bureau régional, au service financier du siège et aux parties prenantes ;
  • Finaliser les rapports financiers mandatés pour les donateurs et autres clients et parties prenantes ;
  • Liez les revenus et les dépenses au contrôle des engagements pour les projets non essentiels.
  • Fournir des informations et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture financière des projets en temps opportun ;
  • Soutenir les rapports financiers des donateurs en fournissant des informations en temps opportun et en prenant les mesures nécessaires requises par le Centre de services mondial virtuel d’ONU Femmes pour les rapports financiers des donateurs ;
  • Aider à la préparation de l’audit des projets et des partenaires par un cabinet d’audit tiers. Suivre et / ou prendre des mesures sur les recommandations d’audit pour assurer la mise en œuvre des actions correctives. Aider à l’examen des rapports d’audit sur les projets mis en œuvre par les ONG.

Fournir un soutien administratif pour la mobilisation des ressources

  • Compiler et traiter les informations des donateurs et de l’équipe du programme pour diverses bases de données et documents ;
  • Préparer des projets d’accords de partage des coûts, y compris les termes et conditions des contributions aux efforts de mobilisation des ressources, en respectant les accords standard dans la mesure du possible. Assurer le suivi des contributions aux efforts de mobilisation des ressources du bureau.

Faciliter le développement et le partage des connaissances

  • Organiser des formations et/ou aider à organiser des événements et des activités de formation ;
  • Recueillir et compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière et de services. Diffuser aux clients et aux parties prenantes, le cas échéant, pour renforcer les capacités et les connaissances ;
  • Contribuer aux pratiques commerciales financières et aux innovations en matière de gestion.
  • Superviser et guider le personnel et les employés sous sa responsabilité, le cas échéant, fournir des conseils techniques et surveiller les performances pour s’assurer que les résultats sont atteints conformément aux plans et aux normes de responsabilité et de performance ;
  • Participer à toutes les formations liées à la gestion financière, y compris les webinaires organisés par le siège.
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Indicateurs clés de performance

  • Transactions/activités/documentation financières complètes et exactes fournies en temps opportun ;
  • Des conseils opportuns et précis sur les règles et règlements financiers d’ONU Femmes ;
  • Surveillance régulière et opportune du système de gestion des ressources financières et dépense opportune des ressources financières ;
  • Soutien opportun et précis à la formulation du budget et au suivi des allocations.
  • Suivi précis et en temps opportun des systèmes de contrôle interne des dépenses ;
  • Soutien financier opportun et de qualité aux programmes et à l’équipe du programme.

Compétences

Valeurs fondamentales

  • Respect de la diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme

Les compétences de base

  • Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
  • Responsabilité
  • Résolution créative de problèmes
  • Communication efficace
  • Collaboration inclusive
  • Engagement des parties prenantes
  • Montrer l’exemple

Compétences fonctionnelles

  • Excellente connaissance des règles et règlements financiers et des principes comptables ;
  • Excellentes connaissances et compétences dans l’application des outils informatiques et compréhension des systèmes de gestion ;
  • Excellente connaissance des tableurs et des bases de données;
  • Capacité à contribuer à la réingénierie des processus opérationnels et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ;
  • Capacité d’administrer et d’exécuter des processus et des transactions financières et comptables.

Compétences et expérience requises

Éducation et certification

  • Un diplôme d’études secondaires est requis;
  • Une certification nationale ou internationale en comptabilité et finance est un atout;
  • Baccalauréat en finance ou comptabilité est un atout;
  • La réussite du test de comptabilité et de finance d’ONU Femmes est requise.

Vivre

  • Au moins sept années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de la finance ;
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel , etc.), de tableurs et de bases de données, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web ;
  • Une expérience dans l’utilisation de PeopleSoft ATLAS est un atout.

Exigences linguistiques

  • La maîtrise de l’anglais est requise
  • La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.

Toutes les candidatures doivent inclure (en pièce jointe) le formulaire d’histoire personnelle d’ONU Femmes (P-11) rempli, qui peut être téléchargé à partir de http://www.unwomen.org/about-us/employment . Veuillez noter que le système n’autorise qu’une seule pièce jointe. Les candidatures sans le formulaire P-11 d’ONU Femmes seront considérées comme incomplètes et ne seront pas prises en compte pour une évaluation plus approfondie.

À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement de diversité, d’inclusion et de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins de l’organisation.

Si vous avez besoin d’aménagements raisonnables pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure ces informations dans votre candidature.

ONU Femmes applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Toutes les candidates sélectionnées devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes et aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumises à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des qualifications académiques et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents).

Remarque : En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes fait partie du programme de réforme de l’ONU, qui vise à mettre en commun les ressources et les mandats pour un plus grand impact. Il fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.

Date limite : 8 juillet 2022.

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