Save the Children recrute 01 Operations and Awards Manager
Objectif du rôle
Le responsable des opérations du programme et des récompenses sera un membre de l’équipe de direction chargée de superviser l’ensemble de la mise en œuvre du programme et de la gestion du budget dans le programme de pays du Sénégal, en aidant à assurer la mise en œuvre d’une programmation sûre et de qualité, dans les délais, conformément à Save la conformité de Children International (SCI) et des donateurs, et dans les limites du budget ; et assurer un reporting de qualité. Le responsable des opérations du programme et des récompenses sera responsable de la supervision globale de la gestion des récompenses en termes de contrats, de conformité, de relations avec les membres, de partenariat et de reporting.
Portée du rôle :
- Relève du : directeur de pays
- Nombre de subalternes directs : 21 h 00 et COP (peut varier en fonction du portefeuille de programmes)
- Rapports de gestion indirects ou matriciels : responsable des opérations du RO
- Responsabilités budgétaires : à déterminer
Principaux domaines de responsabilité
- Membre de l’équipe de la haute direction
- Assurer une participation active au SMT, en termes de contribution stratégique, de vue d’ensemble de l’opération et de gestion des récompenses, de partage des problèmes, des solutions et des leçons apprises.
- Soutenir le développement et la performance de l’équipe Operation and Award
- Organiser des orientations et des formations du personnel sur les procédures de gestion des opérations et des récompenses, les exigences des donateurs, etc. pour le personnel de Save the Children et les organisations partenaires.
- Établir des relations entre le bureau de pays, la région et le centre et faire remonter les problèmes au besoin
- Fournir une gestion hiérarchique directe aux gestionnaires de programme et au COP, en veillant à ce que tous les nouveaux processus d’initiation du personnel et de développement pour effectuer (D2P) soient terminés, y compris toutes les exigences de cours obligatoires.
- Fournir un mentorat et un encadrement directs et réguliers sur le lieu de travail aux gestionnaires de terrain concernés, aux chefs de programme de l’État et au coordinateur des opérations, afin de démontrer des compétences et une confiance accrues pour leurs domaines de travail respectifs, et de travailler plus efficacement avec une meilleure hiérarchisation du travail.
- Supervision et gestion des opérations du programme
- Coordonner le respect d’une méthodologie de gestion de projet robuste et de méthodes de travail normalisées, notamment par le renforcement des capacités des responsables de programme en matière de planification du travail et de gestion de programme, et en les tenant responsables des principaux livrables
- En collaboration avec les équipes techniques et d’autres fonctions, assurer la supervision de la mise en œuvre du programme dans l’ensemble du programme de pays, en garantissant la fourniture d’une programmation de haute qualité et sûre, dans les délais et dans les limites des ressources et des exigences des donateurs/SCI.
- Diriger et faciliter la mise en œuvre de la méthodologie de gestion de projet (PMM) standard de SCI en veillant à ce que tous les responsables de programme disposent de tous les outils de gestion des opérations et des récompenses mis à jour : un plan de mise en œuvre détaillé (DIP) clair et mis à jour, un plan d’approvisionnement mis à jour, IPTT, des références de qualité, mécanismes de responsabilisation, etc.,
- Soutenir les responsables du budget pour les projets et récompenses individuels, en assurant des prévisions précises et une gestion et un suivi efficaces du budget afin de garantir que tous les budgets et ressources du programme sont gérés, surveillés et utilisés de manière efficace et efficiente, avec des écarts minimes. Cela comprend des examens BVA réguliers, des examens des transactions, des explications sur les écarts, un phasage précis et une mise en œuvre dans les délais.
- Veiller à ce que les chefs de programme gèrent efficacement leurs achats : y compris le respect du calendrier pour émettre des demandes d’approvisionnement (PR), la compréhension de ProSave, un suivi clair de leurs achats, la réception des biens et services, et la gestion efficace des stocks et conformément aux exigences SCI, via l’inventaire total Management (TIM), et avec toute la documentation requise et précise.
- Veiller à ce que tous les responsables de programme travaillent en étroite collaboration avec les équipes d’apprentissage de la responsabilisation du suivi de l’évaluation (MEAL) pour maintenir des outils et des procédures de collecte de données et de suivi précis et cohérents, qui contribuent aux rapports, aux examens et à l’apprentissage.
- Assurez-vous que tous les responsables de programme travaillent en étroite collaboration avec les équipes MEAL et Child Safeguarding pour garantir que tous les programmes sont sûrs pour les enfants, minimiser les risques et maintenir et intégrer régulièrement les informations sur le mécanisme de responsabilité SCI.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes techniques, MEAL et des récompenses pour s’assurer que tous les programmes produisent des rapports et d’autres documents précis, opportuns et de qualité, conformément aux exigences de SCI et des donateurs ; avec les principaux enseignements tirés, la capitalisation des archives du programme et de la documentation.
- Veiller à ce que tous les responsables de programme entretiennent des relations positives, mutuellement responsables et productives avec tous les partenaires de mise en œuvre.
- En collaboration avec les équipes techniques, aider tous les responsables de programme à explorer et à poursuivre activement les opportunités de collaboration et d’intégration intersectorielles et interprojets.
- S’assurer que tous les responsables du programme ont un plan de communication clair, soutenir la visibilité du programme conformément à l’image de marque SCI et aux exigences des donateurs,
- Veiller à ce que tous les responsables de programme travaillent en étroite collaboration avec l’équipe de plaidoyer pour maintenir des relations positives et productives avec les agences gouvernementales concernées, les réseaux de la société civile et d’autres parties prenantes clés dans leurs domaines, en garantissant la participation, le suivi conjoint et une communication régulière dans la mesure du possible.
- Assurez-vous que tous les responsables de programme et les fonctions de support (le cas échéant) comprennent parfaitement et respectent toutes les politiques, procédures et exigences de Save the Children.
- Planifier des visites périodiques de soutien et de suivi des opérations sur le terrain dans les sites concernés, conçues pour observer l’exécution du programme, assurer la responsabilité envers les bénéficiaires, surveiller les contrôles et le respect des systèmes, mettre en évidence les progrès et les réalisations et éclairer l’apprentissage.
Réponse d’urgence
- Servir de chef de file / point focal du bureau de pays dans toute la planification des interventions d’urgence et la réduction des risques de catastrophe : planification, stratégies et activités ; y compris les réunions externes, le cas échéant.
- Servir de chef de file immédiat dans les interventions d’urgence initiales, les alertes et les évaluations ; et aider les bureaux extérieurs à mettre en œuvre les réponses d’urgence en temps opportun, le cas échéant.
- Leadership en gestion des prix, gestion de portefeuille et stratégie
- S’assurer que les systèmes et processus de gestion des subventions sont mis en œuvre avec succès et que des contrôles clés sont en place pour soutenir une gestion efficace du portefeuille et la conformité aux exigences des donateurs.
- Assurer un suivi régulier des récompenses dans tout le bureau de pays et faciliter des réunions régulières avec les principales parties prenantes pour garantir un suivi efficace des performances individuelles des récompenses, et que les risques et les problèmes sont reconnus et que des mesures sont prises.
- Assurer un suivi clair des performances des KPI liés au fonctionnement et aux récompenses et résoudre les problèmes affectant l’exécution du programme sur le terrain, en s’appuyant sur le soutien des départements concernés au sein du bureau de pays.
Conformité (systèmes, processus, bailleur de fonds)
- Coordonner les processus de reporting des donateurs pour s’assurer que les rapports sont de haute qualité, livrés à temps et soutenus par des enregistrements vérifiables.
- Maintenir des communications efficaces avec les membres de Save the Children concernant les questions liées aux donateurs.
- Diriger les réunions de lancement des récompenses pour s’assurer que toutes les informations sur les récompenses sont partagées efficacement avec le personnel concerné, y compris les bureaux extérieurs et les partenaires
- Diriger le processus de clôture et travailler avec les membres pour s’assurer que les récompenses sont clôturées à temps
- Coordonner avec les auditeurs si nécessaire
- Compréhension claire des processus SCI et des principales exigences des donateurs, et équipes de soutien à travers le CO pour s’assurer que toutes les opportunités, propositions, contrats et modifications suivent les processus SCI
- Veiller à ce que tous les formats de donateurs appropriés soient disponibles dans le pays et que le personnel ait une compréhension claire des exigences/attentes des donateurs tout au long du cycle d’attribution.
- Assurez-vous que les problèmes potentiels et les demandes de modification sont signalés rapidement au SMT, puis aux donateurs via le membre concerné. Préparer les demandes de renonciation/dérogation des donateurs.
- Assurez-vous que tous les enregistrements du système de gestion des récompenses (AMS) reflètent à tout moment avec précision le statut actuel des récompenses et que tous les documents requis sont joints.
- Veiller à ce que tous les partenaires et accords de sous-subvention soient soumis à un contrôle juridique, soient entrés et approuvés par le biais de l’AMS, et travaillent avec le personnel concerné pour s’assurer que les exigences pertinentes des donateurs sont comprises par les partenaires de mise en œuvre (cela peut inclure le renforcement des capacités).
Général
- Se conformer aux politiques et pratiques de Save the Children en matière de protection des enfants, de code de conduite, de santé et de sécurité, d’égalité des chances et d’autres politiques et procédures pertinentes.
- Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’effectuer des tâches supplémentaires dans la mesure raisonnable de son niveau de compétences et d’expérience.
Compétences pour ce rôle
Diriger et inspirer les autres
Faire preuve de leadership dans tout notre travail, incarner nos valeurs et articuler une vision convaincante pour inspirer les autres à atteindre nos objectifs pour les enfants.
Donner des résultats
Assume la responsabilité personnelle et tient les autres responsables de la réalisation de nos objectifs ambitieux pour les enfants, en améliorant continuellement ses propres performances ou celles de l’équipe / de l’organisation
Résoudre des problèmes et prendre des décisions
Prend des décisions efficaces, réfléchies et opportunes en rassemblant et en évaluant les informations pertinentes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation.
Communiquer avec impact
Communique clairement et en toute confiance avec les autres pour s’engager et influencer ; favorise le dialogue et assure des messages opportuns et appropriés, renforçant la confiance et la confiance avec les autres.
Qualifications et expérience
- Master en gestion, études de sociologie / développement ou domaines connexes.
- Un minimum de 7 ans d’expérience en gestion dans une ONG ou un environnement similaire dans des rôles de leadership, y compris une expérience significative des opérations sur le terrain dans la gestion de programmes de développement ou de programmes d’intervention d’urgence.
Critères essentiels
- Expérience avérée de la gestion de portefeuille de subventions dans le pays et connaissance des exigences de conformité des principaux donateurs (UE, USAID, AFD, etc.)
- Solides compétences et expérience en matière de gestion d’équipe et de renforcement des capacités. Capacité démontrée à constituer et à gérer une équipe efficace, compétences en mentorat et en coaching avec au moins trois ans d’expérience en gestion directe et / ou une expertise en gestion opérationnelle / logistique / financière à distance.
- Familier avec les contrôles, la gestion et la compréhension financiers et budgétaires efficaces ; gérer les subventions d’un large éventail de donateurs et encadrer les autres sur les systèmes et les procédures
- Capacité à planifier, hiérarchiser et organiser une charge de travail substantielle, pour soi et pour les autres, qui comprend des tâches et des responsabilités complexes et diverses dans des contextes de développement
- Solides compétences en gestion de projet avec un historique éprouvé de résultats
- Capacité d’analyser des informations, d’évaluer des options et de penser et de planifier de manière stratégique
- Excellentes capacités de résolution de problèmes ; capacité à collaborer avec les autres pour trouver des solutions
- Excellentes compétences en communication en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Solides compétences informatiques dans Word, Excel et Power Point.
- Bonne capacité d’analyse; capacité à résoudre des problèmes de manière créative, à comprendre les causes sous-jacentes et à identifier et rechercher de manière proactive des solutions innovantes (en consultation avec d’autres).
- Démontre constamment un modèle de rôle positif et une adhésion aux valeurs, principes et objectifs de Save the Children. Constamment disposé à apprendre, à grandir et à accepter les commentaires.
- Sensibilisation culturelle et capacité à établir rapidement des relations avec une grande variété de personnes
- Patient, flexible, capable d’improviser et de communiquer clairement et efficacement sous pression
- Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d’organiser une charge de travail composée de tâches et de responsabilités variables et changeantes
Souhaitable
Capacité et volonté de modifier radicalement les pratiques et les heures de travail au besoin ; et prêt à voyager au besoin vers d’autres endroits, parfois à court préavis.
Opportunités égales
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
Protection de l’enfance
Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
Santé et sécurité
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.
L’Organisation : Nous employons environ 25 000 personnes à travers le monde et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays pour aider les enfants touchés par les crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, éducation et protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et plaidons au plus haut niveau pour réaliser le droit des enfants et veiller à ce que leurs voix soient entendues. Nous travaillons à trois percées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030 :
- Aucun enfant ne meurt de causes évitables avant son 5e anniversaire
- Tous les enfants apprennent d’une éducation de base de qualité et que,
- La violence contre les enfants n’est plus tolérée.
Nous savons que des gens formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à réaliser nos ambitions pour les enfants. Nous apprécions nos employés et offrons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées.
Informations sur la candidature
Veuillez postuler en utilisant une lettre de motivation et un curriculum vitae à jour en un seul document. Veuillez également inclure des détails sur votre rémunération actuelle et vos attentes salariales.
Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
Save the Children a une tolérance zéro pour la maltraitance des enfants
Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler
Les candidats sont informés que Save the Children International n’exige aucun paiement ni aucune dépense pendant tout le processus de recrutement. Toute demande en ce sens doit être immédiatement signalée comme contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
Comment s’inscrire :
Pour postuler à ce poste, merci d’envoyer Curriculum Vitae et motivation dans le lien avant la date limite.
Date de clôture : 5 décembre 2022
