Le PNUD recrute un Stagiaire Assistant Administratif et Logistique.

Le PNUD recrute un Stagiaire Assistant Administratif et Logistique.

Sous la direction générale du Directeur Pays Adjoint/Opérations et sous la supervision directe de l’associé aux achats, et en étroite collaboration avec tous les membres de l’unité des services généraux, le stagiaire exercera les fonctions d’aide à la préparation des bons de commande de services divers et de toute autre tâche logistique ayant trait à l’acquisition et aux services généraux. Accessoirement il peut être appelé en appui au chargé des voyages ou de l’administration en cas de besoin.

Taches et responsabilités

• Appui les Services Généraux dans la clôture des comptes, à l’organisation d’ateliers et à l’archivage électronique des contrats de Consultants et les POs;
• Prépare les autorisations de voyage pour les fonctionnaires et participants à des conférences/séminaires et les ordres de mission pour les fonctionnaires en mission sur le terrain. S’occupe des réservations auprès des compagnies aériennes et des agences de voyage ;
• Assure la distribution des fournitures au personnel et prépare le rapport mensuel sur l’utilisation des fournitures et élabore la liste des articles à commander ;
• Prépare le draft des rapports hebdomadaires (activités de la section, fournitures de bureau et carburant) à présenter au management après compilation ;
• Assiste les Services Généraux dans les tâches relatives aux acquisitions;
• Fournit au service des Finances les copies des bons de commande avec les autorisations permettant le paiement des factures ;
• Mise à jour de la base de données des IC dans le SharePoint et archivage électronique des dossiers dans la même base ;
• Archivage des POs dans SharePoint ;
• Assume toute autre tâche entrant dans le cadre de ses compétences.

Compétences

Compétences intrinsèques :

• Démontrer l’engagement aux missions, visions et valeurs des Nations Unies;
• Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences culturelles, de genre, race, nationalité et d’âges.

Compétences fonctionnelles :

• Développement et Efficacité Opérationnelle
• Capacité d’entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines des acquisitions de biens et de services;
• Bonne connaissance des règles du PNUD.

Leadership et Autogestion

• Se focaliser sur les résultats pour le client ;
• Travailler avec énergie et une attitude positive et constructive;
• Rester calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression;
• Démontrer une ouverture au changement.;
• Répondre positivement aux opinions divergentes.

Formation/Éducation :

• Etre inscrit dans un programme d’études supérieures (maîtrise ou équivalent) en en Administration, Économie ou Gestion ou disciplines similaires.
• Etre inscrit au moins en 3ème année d’université (minimum licence) en en Administration, Économie ou Gestionou disciplines similaires épondant aux exigences du poste;
• Avoir obtenu son diplôme dans l’année en cours.

Expérience

• Minimum Bac +2 en Marketing, Administration, Logistique ou Communication
• Assistance Logistique, avec une expérience confirmée avec les organisations internationales serait un atout.
• Une expérience avec le Système des Nations Unies, avec connaissance de l’environnement Atlas serait un atout

Langues :

Français courant;
un très bon niveau d’Anglais est requis.

Informatique :

Maitrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint et usage courant de l’internet