BirdLife International est à la recherche d’une personne enthousiaste et expérimentée pour le poste d’adjoint
(e) administratif(ve). L’objectif principal de ce rôle sera de fournir un soutien administratif efficace et efficient
au bureau de Dakar et à ses projets et programmes, ainsi que de fournir un
soutien administratif aux partenaires en Afrique de l’Ouest.
L’assistant(e) administratif(ve) aura les responsabilités suivantes :
Soutien
administratif o Fournir un soutien administratif au chef du bureau de Dakar, au personnel du bureau de Dakar, à BirdLife, aux visiteurs et aux membres du réseau africain BirdLife,
le cas échéant.
o Gérer les tâches de la réception, en fournissant une assistance polie et professionnelle par téléphone, courrier et e-mail
.
o Fournir un soutien dans la mise en place des réunions, la planification et la prise de rendez-vous, la gestion
de la logistique, la rédaction de procès-verbaux lors de diverses réunions au besoin.
o Soutenir les achats et les contrats avec les prestataires et assurer le bon
fonctionnement administratif du bureau de Dakar.
o Aider à maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d’inventaire ;
l’anticipation des approvisionnements nécessaires ; passer et expédier les commandes de fournitures ; Vérification de la réception des
fournitures.
o Assurer le fonctionnement des équipements en complétant les exigences d’entretien préventif ; demander
des réparations ; Tenir à jour les inventaires d’équipements
o Soutenir la maintenance et la mise à jour des bases de données pertinentes, par exemple les contacts et
les dossiers des fournisseurs de services sur le serveur de bureau de Dakar, et assurer la confidentialité et la sécurité des fichiers,
des dossiers et des systèmes de classement.
o Soutien à la conformité avec les lois locales du travail et les directives gouvernementales pertinentes,
ainsi qu’au traitement des permis de travail pour le personnel expatrié.
Soutien
aux ressources humaines o Soutenir le processus de recrutement, d’intégration, d’intégration et de départ.
o Soutien à la gestion et au suivi de l’assurance médicale et du régime
de retraite du personnel o Soutien au suivi des absences du personnel – congés annuels, congés de maladie, etc.
o S’assurer que les politiques et procédures sont suivies conformément au manuel du personnel de BirdLife et que toutes les politiques d’emploi respectent les
lois et réglementations
locales en vigueur en matière de travail. o Traiter les informations sensibles de manière
confidentielle Soutien
à la coordination de l’événemento Coordonner les préparatifs de voyage, les réservations de vols, l’hébergement, le transport et les questions connexes
pour le personnel du Secrétariat de BirdLife Afrique de l’Ouest, le cas échéant.
o Soutenir l’organisation de conférences, d’ateliers et de réunions en cas de besoin.
Soutien
informatique o Coordonner le soutien informatique au personnel du bureau et assurer le suivi avec l’équipe informatique
o Tenir un registre de tous les ordinateurs/ordinateurs portables dans le bureau de Dakar et envoyer la liste mise à jour mensuellement à l’équipe informatique
Autres : Toutes autres tâches déléguées par votre supérieur hiérarchique
Compétences, expérience et qualifications requises :
Diplôme/certificat en gestion des ressources humaines, en relations publiques, en administration des
affaires ou dans un domaine connexe.
L’expérience en lieu et place du niveau d’études sera également prise en considération.
Bonne connaissance de l’informatique dans toutes les applications
Microsoft Office standard Grande motivation et désir de réussir, excellent souci du détail et compétences
organisationnelles La capacité de travailler selon des normes élevées dans des délais serrés
Maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français
Une compréhension des lois locales sur l’emploi ou du Code du travail du Sénégal.
Professionnalisme, discrétion et capacité à travailler selon des normes élevées dans des délais serrés.
Bon multitâche et doit avoir une attitude optimiste et dynamique, travailleur d’équipe.
Date limite de candidature : 10 mai 2024
Lieu :
Ce poste sera basé à Dakar, au Sénégal
Salaire et avantages sociaux :
En fonction de l’expérience et des qualifications et conformément aux conditions générales de BirdLife International, Division Afrique
.
Salaire mensuel brut : 1 000 – 1 200
€ Durée/durée de ce poste : 6 mois renouvelable en fonction du financement et de la performance
Heures de travail : Temps plein 40 heures par semaine
Date prévue de début de l’emploi : mai 2024
Candidature :
Candidatures, y compris une lettre de motivation résumant l’aptitude du candidat à occuper le poste,
Le CV détaillé ainsi que les noms et adresses de contact de trois référents connus du candidat à titre professionnel
doivent être envoyés par e-mail avant la date limite de candidature du 10 mai 2024 à l’adresse
suivante : recruitment-west-africa@birdlife.org
Entrevues : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
