DAHW recrute 01 Agent(e) des finances et de l’administration
Responsable des finances et de l’administration, Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest.
Libéria-Nigeria-Sénégal-Sierra Leone-Togo.
Contexte
Le (la) titulaire est chargé(e) de fournir un soutien administratif, ainsi que des services comptables, afin d’assurer un contrôle interne sain, l’établissement de rapports financiers et de fournir un soutien aux parties prenantes concernées dans le cadre d’une structure de gestion financière globale, qui est liée à toutes les opérations du Bureau régional de l’Afrique de l’Ouest du DAHW.
En étroite collaboration avec l’équipe des finances de la DAHW WARO, le responsable des finances et de l’administration, sous la supervision du directeur régional des finances et de l’administration, assistera la budgétisation et la planification financière de la DAHW WARO, l’appui technique à la gestion financière et le suivi des recettes et des dépenses pour tous les projets relevant du plan du bureau régional de l’Afrique de l’Ouest. L’agent(e) des finances et de l’administration sera chargé(e) de fournir un soutien administratif, de coordination et de gestion financière. En plus des services comptables, le titulaire du poste fournira un soutien général et des conseils aux autres départements.
Tâches et responsabilités du poste
Gestion financière
- Surveiller les budgets et les dépenses et contribuer à la planification et à la révision du budget. S’assurer que les transactions financières sont autorisées, enregistrées, classées avec les pièces justificatives adéquates et maintenues.
- S’assurer que les documents justificatifs sont remplis conformément à l’entente et aux directives techniques.
- Aider le personnel à payer les frais de déplacement et les frais de travail. Aider le personnel à soumettre les demandes au besoin.
- Traitez tous les paiements.
- Enregistrez toutes les transactions dans la comptabilité Winpaccs.
- Réaliser un rapprochement bancaire mensuel.
- Soutenir la direction hiérarchique dans la préparation du suivi et de l’analyse budgétaires pour toutes les promesses en cours d’exploitation, y compris le rapport de régularisation.
- Prise en charge de la gestion hiérarchique de la collecte de données pour créer une analyse budgétaire par rapport à l’analyse réelle.
Administration
- Préparer et soumettre des mises à jour, des rapports et des états financiers fiables et en temps opportun. Fournir un soutien technique administratif adéquat au programme et au représentant régional.
- Coordonner la délivrance des visas et d’autres arrangements pour les délégués et les visiteurs. Responsable de tous les préparatifs de voyage du personnel de la délégation, des réservations de vols, de l’achat de billets ; effectuer des réservations d’hôtel ou d’hébergement, effectuer les paiements et en tenir des traces.
- S’assurer que les dispositions d’accueil sont adéquates pour le personnel, les délégués, les visiteurs et les consultants, y compris la prise en charge, le retour et l’arrivée.
- Assurer la propreté des bureaux en supervisant les techniciens de surface.
- Système de classement et gestion des dossiers :
- S’assurer qu’un système de classement normalisé est appliqué à l’ensemble du programme et des opérations.
- Élaborer un processus d’examen du système de classement (dossiers rigides et souples) sur une base mensuelle ou trimestrielle.
- Gardez une trace de tous les documents administratifs, y compris l’enregistrement de toute la correspondance interne et externe et les dossiers mis à jour.
- Responsable de la tenue adéquate des dossiers des activités administratives des programmes et des opérations. Toute autre tâche assignée par la hiérarchie liée aux finances et à l’administration
Exigences
- Baccalauréat en administration, finance, comptabilité ou dans un domaine connexe – 3 ans d’expérience professionnelle pertinente en administration, en finance requis
- Une expérience de travail au sein d’un organisme à but non lucratif est exigée
- Maîtrise d’Internet et de Microsoft Office – Systèmes financiers – requis
- Compétences multitâches – requises
- Bonnes compétences en communication écrite et verbale – requises
- Compétences en gestion du stress – requises
- Maîtrise de l’anglais – obligatoire
- Langue française – obligatoire
Autres compétences
- Communication
- Collaboration et travail d’équipe
- Relation client
- Compétences, valeurs et commentaires
Processus de recrutement
Merci de soumettre votre candidature (CV + lettre de motivation) à recruit.waro@dahw-global.org avant le mercredi 24 avril 2024.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Une épreuve écrite suivie d’un entretien sera attribuée aux candidats présélectionnés.
