Office Manager du Programme
GIZ
La GIZ recrute un Office Manager du Programme.
Le programme EnDev (Energising-Development) est une initiative entre les Pays-Bas, l’Allemagne, la Norvège, l’Australie, le Royaume- Uni et la Suisse. Il a pour objectif de promouvoir l’accès des ménages et des petites entreprises aux technologies énergétiques modernes. 11 intervient dans plus d’une vingtaine de pays en Amérique latine, en -Asie et en Afrique.
Au Sénégal, il met en œuvre, à travers la GIZ (Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit) deux projets dont le FAS EN (Fôyers Améliorés Sénégal) qui promeut le développement et l’utilisation des foyers améliorés et ERS EN (Electrification Rurale Sénégal) pour l’accès des ménages ruraux à Electrification rurale. 11 intervient dans dix régions du Sénégal avec comme perspective d’étendre cette intervention à l’échelle nationale.
Le Bureau de la GIZ Régional de la GIZ au Sénégal recherche pour le Programme Energising Development (EnDev) un (01) Office management du programme Basé(e) à Dakar.
Vos missions à la GIZ
Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable de :
La gestion du bon fonctionnement du secrétariat du programme,
La gestion du calendrier de la Responsable d’Exécution
La gestion du service téléphonique
La gestion du programme notamment l’appui des processus stratégiques et techniques du programme
La communication interne et externe du projet
L’appui aux tâches administratives du Programme ;
Attributions
Réaliser les travaux de secrétariat
Assurer le bon fonctionnerait du secrétariat du programme
Effectuer les travaux de traduction et d’interprétation (fiançais – Anglais en priorité et allemand si nécessaire.)
Organiser et coordonner le planning du Programme à Dakar
Répondre au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite en utilisant le répondeur téléphonique de manière appropriée;
Photocopier et numériser des documents en fonction des besoins ;
Gérer le courrier entrant et sortant du programme, y compris les télécopies et les messages électroniques , .
Prêter-assistance à la documentation des réunions, ateliers du programme etc.
Participer aux réunions d’équipe / ateliers internes et externes e. en rédiger les procès-verbaux ;
Veiller à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire des partenaires contenant les coordonnées de contact ;
Appuyer la Responsable d’Exécution
Organiser et coordonner le planning de travail de la Responsable d’Exécution du Programme
Etablir organiser les supports d’information pour la Responsable d’Exécution du Programme et pour les réunions
Appuyer la planification opérationnelle du programme
Réaliser le classement des rapports de travail en rapport avec la Responsable d’Exécution
Gérer le calendrier de travail de la Responsable d’Exécution
Organiser la coordination et la gestion du bureau / coordination générale
Coordonner et organiser les locaux pour les réunions du Programme à Dakar
Coordonner et contrôler les plannings/échéanciers et veille au maintien des créneaux convenus pour les événements planifiés concernant le Programme ;
S’occuper de la réception/distribution des documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assume la responsabilité ;
Veiller à la disponibilité de magazines / journaux
Soutenir la préparation de programmes de visites, gérer la planification des déplacements, organiser le transport des visiteurs / visiteuses
Accueille les visiteurs/visiteuses avec courtoisie
Appuyer l’administration
Aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le bureau, traiter les informations ce manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances
Communication interne et externe ‘
Appuyer la communication interne et externe du programme
Assurer le flux d’information au sein de l’équipe en rapport avec les directives de la Responsable d’Exécution
Tenir le calendrier des missions de l’équipe et partager le planning
Appuyer le classement des documents dans des dossiers papiers ou le DMS conformément aux règles de classement de la G1Z
Appuyer le suivi du site web du Programme en collaboration avec le Responsable suivi du programme cl le ou la chargé(e) de communication du programme
Appuyer la conception des cartes de visite;
Organiser en coopération avec la responsable communication les visites et missions des journalistes, des représentants du bailleur et d’autres organisations
Autres attributions
Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
Diplôme universitaire dans un domaine lié aux attributions/ : Master en communication, organisation – administration de bureau, Langue Etrangère Appliquée (LEA) ou gestion de projet, diplôme similaire.
Expérience professionnelle
Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
Autres connaissances/compétences ,
Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office, Ms-Project)
Bonnes capacités de gestion et d’organisation
Bonne capacité rédactionnelle
Sens de la communication très élevé
Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
Maîtrise du français, l’anglais et le wolof, l’allemand serait un atout
Type du contrat : Contrat de travail à durée déterminée
Le dossier de candidature doit comprendre :
Une lettre de motivation
Un curriculum détaillé
Une copie des diplômes
Des références professionnelles
Date limite des dépôts de candidature :
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 10 octobre 2019 à recrutement-sn@giz.de avec pour objet «Recrutement office management»
Nb: Seul(e)s les candidates présélectionnées seront contactées pour la suite de la procédure.
