Le Global Green Growth Institute recrute un assistant senior chargé des finances, de l’administration et des achats.

Le Global Green Growth Institute recrute un assistant senior chargé des finances, de l’administration et des achats.

Job description

L’assistant principal des finances, de l’administration et des achats est chargé d’assister le programme de pays et d’intégrer les opérations permettant les services liés à la gestion administrative, aux voyages, aux conférences et aux acquisitions pour le GGGI-Sénégal. Il / elle effectuera des transactions de processus de base dans une gamme de services administratifs pertinents pour les domaines mentionnés. L’objectif de ce poste est de fournir des services administratifs au service de la haute qualité et de l’exactitude du travail.

L’adjoint principal aux finances, à l’administration et aux achats met en œuvre les règles, les directives, les droits et propose des solutions aux problèmes liés au bureau au jour le jour. Favorise une approche orientée client conforme aux règles et réglementations GGGI. Ce poste relèvera directement de l’assistant principal, – Coordinateur des finances, de l’administration, des ressources humaines et des achats, point focal OED.

 But

Travaillant sous la supervision de l’assistant principal, du coordinateur des finances, de l’administration, des ressources humaines et des achats, du point focal OED et des équipes du siège correspondantes, l’assistant principal des finances, de l’administration et des achats sera chargé de soutenir les processus de service clés et les tâches administratives quotidiennes pour répondre aux exigences opérationnelles du programme de pays du Sénégal, entre autres; répondre pleinement aux politiques, aux normes et aux exigences des donateurs de GGGI et aux autres fonctions administratives et opérationnelles. L’adjoint principal aux finances, à l’administration et à l’approvisionnement veillera à ce que les processus administratifs soient exécutés efficacement et dépannera si nécessaire pour soutenir un fonctionnement global sans heurts. Il / elle met en œuvre les règles, les lignes directrices, les droits et fournit des solutions aux problèmes liés au travail quotidien.

Engagement

• Soutient les gestionnaires de projet avec une gestion efficace du budget du projet et des rapports, y compris aux donateurs;
• Prend en charge la mise en œuvre du programme dans les acquisitions de fournitures et de services, les transactions administratives dans la planification des ressources d’entreprise (ERP), les devis, les évaluations et le registre des nouveaux fournisseurs, la logistique des voyages, la planification et l’exécution de conférences et le suivi des dépenses budgétaires;
• Soutient et entretient les relations avec les fournisseurs / fournisseurs de services et de biens;
• Réalise les transactions opérationnelles selon les règles et règlements de GGGI et les accords de subvention spécifiques avec les bailleurs de fonds;
• Aide l’équipe à tenir des registres conformément aux exigences de la GGGI et des donateurs.
• Explique les procédures et les exigences logistiques conformément aux règles et réglementations GGGI pour toutes les questions pertinentes;
• Prend en charge toutes les autres opérations OED requises par l’équipe Sénégal-GGGI.

Livraison

Finances et achats

• Identifie les fournisseurs appropriés (pour le bien et les services) et prépare les devis conformément aux exigences du programme;
• Soutient l’élaboration et l’administration des plans de passation des marchés et des procédures de réquisition conformément aux programmes de travail annuels et à la ligne budgétaire.
• Crée des bons de commande sur les systèmes GGGI;
• Traite les demandes de paiement, y compris le traitement des factures, le suivi du flux de travail, l’envoi de notification au fournisseur, entre autres;
• Traite le paiement des consultants individuels;
• Coordonne les demandes d’avance de fonds et de rapprochement de trésorerie pour les projets pertinents.

Activités liées aux voyages du personnel et des parties externes

• Collecte des informations (devis de vol + exigences du DPE) – passeport et coordonnées; (Traitement des visas et des invitations)
• Réservez les réservations d’hôtel et récupérez le reçu de DPE signé;
• Assure le suivi des achats de billets d’avion chaque mois.

Support logistique événementiel

• Préparer des devis d’optimisation des ressources avec les fournisseurs de sites au besoin, en fournissant une recommandation pour la sélection des fournisseurs;
• Aide aux invitations à des événements et à l’inscription des participants;
• Aide à organiser le voyage des conférenciers et à participer à des événements au besoin;
• Soutient le coordonnateur de l’événement avec les besoins logistiques qui surviennent;
• Crée des évaluations post-événement et des comptes rendus de réunion;
• Assiste aux réunions si nécessaire.

Engagement des RH et du personnel

• Aide à l’intégration du nouveau personnel;
• Aide au développement de formations pour le personnel sénégalais.
• Soutient les activités de bien-être comme la coordination des anniversaires, les pauses actives et la promotion de l’ergonomie au travail.

Autres activités administratives

• Prend en charge le décompte des actifs physiques;
• Soutient le système de classement des programmes et protège les normes de qualité des rapports / documentaires pour soutenir les rapports aux donateurs et aux parties prenantes du programme
• Prend en charge la gestion efficace du parc automobile GGGI sur la base des règles et réglementations associées;
• Assume la responsabilité des activités administratives quotidiennes au besoin, ainsi que des espaces de travail.
• Effectuer tout autre soutien administratif selon les besoins en soutien au représentant de pays et à l’assistant principal, – Coordinateur des finances, de l’administration, des ressources humaines et des achats, point focal OED.

Exigences de l’emploi

Qualifications

• Un baccalauréat en administration, en affaires, en comptabilité, en politiques publiques, en finances ou dans un autre domaine pertinent ou une expérience équivalente est indispensable;
• Au moins 3 ans d’expérience pertinente dans des rôles administratifs, de préférence dans des organisations internationales au niveau local;
• Bon niveau de maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
• Doit être un citoyen sénégalais ou un étranger titulaire d’un visa de travail valide;
• Capacité exceptionnelle à être attentif aux détails, notamment en ce qui concerne la logistique événementielle, les budgets, la gestion de la petite caisse, les devis, l’organisation des reçus et des factures, etc.
• Apprenant rapide, rapide à s’adapter à de nouveaux environnements, systèmes et apporter une contribution immédiate. Haut niveau d’alphabétisation avec des systèmes, des processus et un haut niveau de pensée analytique et logique;
• Un anglais oral et écrit et une maîtrise du français sont essentiels. Capacité à rédiger des rapports écrits et de la correspondance commerciale, en français et en anglais ;
• Esprit d’initiative, motivé et axé sur l’équipe, avec la capacité de travailler avec peu de supervision.
• Orienté service aux clients internes et externes, avec des capacités démontrées pour trouver des solutions, résoudre des problèmes et surmonter des défis;
• Compétences interpersonnelles solides et développées et capacité avérée à travailler avec des équipes multiculturelles;
• Capacité à bien travailler sous pression et à avoir une approche flexible des tâches confiées;
• Expérience / connaissance de la croissance verte et du développement durable est un plus.

Fonctionnel

• Capable d’obtenir des résultats de manière qualitative, rapide et rentable. Identifie les priorités, planifie l’utilisation efficace des ressources et surveille les progrès par rapport aux objectifs;
• Rechercher des opportunités pour améliorer les processus et les résultats. Examiner fréquemment les performances pour identifier les domaines à développer;
• Répondre positivement au changement et être capable de s’adapter rapidement à de nouvelles situations. Capable d’assumer un large éventail de tâches tout aussi efficacement;
• Expertise avec des mains fiables dans Microsoft Office;
• Capacité exceptionnelle à prêter attention aux détails et à l’exactitude, en particulier en ce qui concerne la logistique des événements, les budgets, la petite caisse, les devis, l’organisation des reçus et des factures, etc.
• Apprenant rapide, rapide à s’adapter à de nouveaux environnements, systèmes et apporter une contribution immédiate. Haut niveau d’alphabétisation avec des systèmes, des processus et un haut niveau de pensée analytique et logique;
• Esprit d’initiative, motivé et axé sur l’équipe, avec la capacité de travailler sous pression et avec peu de supervision;
• Orienté service aux clients internes et externes, avec des capacités démontrées pour trouver des solutions, résoudre des problèmes et surmonter des défis.

Entreprise

• Comprendre et soutenir activement la mission, la vision et les valeurs de GGGI.
• Promouvoir l’utilisation optimale des ressources publiques
• Promouvoir une culture organisationnelle de confiance, de transparence, de respect et de partenariat.
• Traitez et partagez facilement les informations.
• Gérez les émotions et le stress de manière positive, établit des relations et résout facilement les conflits.
• Promouvoir la créativité et l’innovation parmi le personnel.
• Être capable de diriger là où c’est nécessaire et de fournir des solutions aux défis au niveau du projet.

Application deadline: 02/03/2021