Nations Unies recrute 01 Assistant(e) de voyage
Définition et création de rapports de l’organisation
Le poste est à pourvoir au Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre, qui relève de la Division des opérations de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC), dont le lieu d’affectation est situé à Dakar (Sénégal). L’assistant(e) de voyage travaillera sous la direction générale du Représentant régional de l’ONUDC, ROSEN, et sous la supervision directe du Spécialiste des opérations de l’ONUDC, ainsi que sous la direction supplémentaire du Coordonnateur de programme ROSEN et du Spécialiste des achats. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.unodc.org
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant(e) aux voyages sera chargé(e) d’assurer ou d’exécuter les tâches spécifiques suivantes :
- Coordonner les déplacements des administrateurs, des administrateurs des services généraux et des administrateurs nationaux, des prestataires de services, du programme VNU et des consultants qui se rendent dans un large éventail d’États Membres et en reviennent dans le cadre de leurs fonctions de mission.
- Calculer et initier les droits pour tous ces voyages et les soumettre à l’approbation du superviseur de l’unité, par exemple, les billets d’avion, les droits d’excédent de bagages, les frais de terminal, les droits de fret aérien, l’indemnité journalière de subsistance pour le personnel et les personnes à charge voyageant en mission, etc.
- Fournir de l’information sur la fréquence des services aériens et fournir des conseils au personnel et aux consultants sur les tarifs aériens les plus directs et les plus économiques pour ces voyages, dans la mesure permise par les règles et règlements.
- Fournir des informations sur les tarifs et les horaires de voyage pour des itinéraires spécifiques, comme demandé aux responsables de programme à des fins de budgétisation.
- Contacter les compagnies aériennes pour faire des réservations, négocier les tarifs les moins chers, par exemple, discuter avec la direction de l’agence de voyages et avec la direction des ventes des compagnies aériennes pour l’espace sur les vols, les tarifs aériens réduits, les rabais de groupe et les frais d’excédent de bagages réduits, initier l’émission de billets ; Discutez des divergences et des problèmes.
- Calculez les valeurs résiduelles des tickets partiellement utilisés en cas de réacheminement.
- Calculer et déterminer les montants révisés des indemnités journalières en cas d’écart par rapport aux plans de voyage initiaux.
- Prendre les dispositions nécessaires pour les modifications ou les annulations demandées par les voyageurs et s’assurer que les billets sont réémis, y compris l’obtention d’un remboursement, le cas échéant.
- Convertissez les heures de départ et d’arrivée, au besoin, et identifiez la classe d’hébergement correspondant à la nature du voyage.
- Examiner et vérifier au préalable les itinéraires officiels des fonctionnaires, de la police civile et du personnel militaire, tels qu’ils sont indiqués dans l’autorisation de voyage, afin de déterminer les frais de voyage aérien auxquels le personnel de la mission a droit et de s’assurer qu’ils sont conformes aux règles, règlements et directives pertinents.
- Examiner les demandes de remboursement de frais de voyage et les documents justificatifs pour s’assurer qu’ils sont complets, exacts et valides, avant de les transmettre à la Section de la comptabilité. veiller à ce que les droits soient conformes au Règlement du personnel. Renvoyer les divergences aux agents administratifs et/ou certificateurs pour clarification et correction éventuelle.
- Conseiller le bureau administratif sur des itinéraires plus efficaces et plus rentables en ce qui concerne les itinéraires plus compliqués du personnel, et les aider à planifier leurs voyages afin de profiter des avantages découlant des achats à l’avance ou des tarifs promotionnels spéciaux.
- Tenir des registres de toutes les autorisations de voyage traitées et consigner les économies réalisées par l’organisation grâce aux techniques de réduction des coûts utilisées.
- Calculer l’indemnité journalière de subsistance pour les frais de voyage des fonctionnaires de haut rang de l’ONU ou des personnes affectées à des missions et des autres membres du personnel de l’ONU, en tenant compte du fait que les repas seront fournis ou non, que les escales sont désignées comme des affaires officielles ou personnelles.
- Informer les bureaux organiques, les voyageurs, ainsi que le personnel de la mission et le personnel de contrôle des mouvements des informations relatives à l’arrivée, en demandant que des dispositions soient prises en conséquence pour les voyageurs.
- Assurer la coordination avec les différents consulats et les ministères des Affaires étrangères du gouvernement hôte en ce qui concerne la délivrance de visas de transit et de visas de résident, respectivement.
- Vérifier les autorisations de voyage et les documents connexes et les corriger si nécessaire ; classer et consigner les numéros d’autorisation de voyage.
- Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux questions, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
- Aider à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
- S’acquitter d’autres tâches liées au travail, au besoin.
Compétences
- Professionnalisme : connaître les exigences en matière de traitement des demandes liées aux voyages ; planifie, gère et résout les priorités conflictuelles. Être capable d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décisions. Être fier de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; Garder son calme dans les situations stressantes.
- Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et y répondre de manière appropriée ; pose des questions pour obtenir des éclaircissements et manifeste de l’intérêt pour la communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction de l’auditoire ; faire preuve d’ouverture dans le partage de l’information et dans la tenue des gens informés.
- Esprit d’équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’Organisation. sollicite l’apport des autres en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; fait passer l’intérêt de l’équipe avant l’intérêt personnel ; soutient les décisions finales du groupe et s’y conforme, même si celles-ci ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
Éducation
- Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.
Expérience professionnelle
- Au moins sept années d’expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration des voyages, y compris de l’élaboration des tarifs de voyage, de l’acheminement et du remboursement des voyages, ou dans un domaine connexe, sont exigées.
- Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit à cinq pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou d’un diplôme supérieur.
- Une expérience professionnelle de l’utilisation d’applications informatiques avancées (MS Word, Excel, Powerpoint, Internet, courrier électronique, etc.) est exigée.
- Une expérience professionnelle de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (ERP) est exigée.
- Une expérience professionnelle acquise au sein de SAP/Umoja est souhaitable.
Traduction
- L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies.
- Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français est exigée.
- La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation et une entrevue axée sur les compétences.
Avis spécial
Ce poste temporaire devrait être vacant pour une période de six mois. L’attribution effective de ce poste et la durée de l’affectation dépendent de la disponibilité du poste et du financement. Si le candidat sélectionné est un fonctionnaire du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, la sélection sera effectuée à titre temporaire. Bien que cette affectation temporaire puisse donner au candidat retenu l’occasion d’acquérir une nouvelle expérience professionnelle, la sélection pour ce poste est limitée et n’a aucune incidence sur le poste à pourvoir. Le poste est susceptible d’être recruté localement conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Les candidats aux postes des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour l’Organisation des Nations Unies dans le lieu d’affectation où se trouve le poste. Les candidats sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables de toutes les dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les fonctionnaires faisant l’objet d’un recrutement local n’ont pas droit aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Le transfert de fonctionnaires des services généraux et des catégories apparentées à la catégorie des administrateurs du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est exclusivement autorisé par le biais de concours du Programme des jeunes administrateurs. Seuls quelques fonctionnaires réussissent les concours. La réussite aux concours ne garantit pas l’accès à la catégorie des administrateurs. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site https://careers.un.org/lbw/home.aspx?viewtype=GP À l’Organisation des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’embauche sont prises sur la base des qualifications et des besoins de l’organisation. L’Organisation des Nations Unies s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L’Organisation des Nations Unies recrute et emploie du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, de religion, de culture ou d’origine ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la demande.
Considérations relatives à l’Organisation des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas pris en considération pour un emploi à l’Organisation des Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tenté d’abuser d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le fait de tirer profit financièrement, socialement ou politiquement de l’exploitation sexuelle d’autrui. L’expression « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou potentielle de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. L’expression « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il cause une offense ou une humiliation ou qui soit perçu comme tel, lorsque ce comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la cessation de la relation de travail de l’agresseur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être pris en considération pour un emploi. Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un environnement non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés sur demande, afin de soutenir leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et des fonctionnaires de rang supérieur jusqu’à la classe D-2 et la catégorie du service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer leurs fonctions dans différents lieux d’affectation dans les conditions fixées dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à toutes les offres d’emploi spécifiques à un poste et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira, et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la vignette « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte inspira. L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature conformément aux critères d’évaluation de l’offre d’emploi et aux législations internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes relatives à leur profil personnel et à leurs qualifications, conformément aux instructions fournies dans inspira, afin d’être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne peut être apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats dont la sélection est sérieusement envisagée feront l’objet d’une vérification des références afin de vérifier les renseignements fournis dans la demande. Les offres d’emploi publiées sur le portail Carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Aucuns frais
L’Organisation des Nations Unies ne facture pas de frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement ou formation). L’Organisation des Nations Unies ne s’occupe pas des informations sur les comptes bancaires des demandeurs.
Date de clôture : 29 avril 2024.
